Operations & Project Coordinator (m/w/d)
Operations & Project Coordinator (m/w/d)
Deine Aufgaben
Koordination und Bearbeitung administrativer und organisatorischer Vorgänge im Operations-Bereich und an den Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen
Fristen und offene Punkte im Blick behalten, Informationen bei den richtigen Stellen einholen und bei ausstehenden Rückmeldungen verbindlich nachhalten
Sorgfältige Bearbeitung systemgestützter Vorgänge, unter anderem von Bestellungen in unserem Vertriebstool
Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive strukturierter Protokollführung und Dokumentation von Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen
Erstellung und Pflege von Übersichten, Auswertungen und Dokumentationen sowie Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation in unseren Systemen – auch im Hinblick auf Qualitätsmanagement und ISO 9001
Organisatorische Unterstützung bei Produktzertifizierungen und weiteren bereichsübergreifenden Themen
Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Unterstützung im allgemeinen organisatorischen Tagesgeschäft
Bei Abwesenheit der Leitung Operations übernimmst du definierte operative Vertretungsaufgaben, behältst bereichsübergreifende Themen und Prioritäten im Blick, stößt notwendige Abstimmungen an und sorgst dafür, dass laufende Operations-Themen weitergeführt werden. Entscheidungen triffst du dabei innerhalb des vereinbarten Rahmens selbst oder bereitest sie für die zuständigen Personen vor.
Was du mitbringen solltest:
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium, z. B. in BWL, Wirtschaftsmanagement, Projektmanagement oder einem vergleichbaren Bereich
- Idealerweise mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer organisatorischen oder koordinierenden Funktion, z. B. in Operations, Projektkoordination, PMO, Vertriebsinnendienst oder einer vergleichbaren Tätigkeit
- Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein gutes Gespür für Prioritäten und Fristen
- Eigeninitiative und die Fähigkeit, den eigenen Aufgabenbereich nach der Einarbeitung selbstständig zu organisieren
- Klare und verbindliche Kommunikation: Du holst fehlende Informationen aktiv ein, fragst bei Unsicherheiten nach und bleibst bei offenen Themen dran
- Die Fähigkeit, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und verständlich sowie nachvollziehbar zu dokumentieren
- Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und Interesse an digitalen Tools wie Jira, Confluence, Q.wiki und KI-Anwendungen
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
So läuft der Bewerbungsprozess bei uns ab
